Niszczenie
dokumentacji
niearchiwalnej

Ustawa „RODO” szczegółowo określa niezbędny czas przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe. Aby, zgodnie z nią, zapobiec przechowywaniu wrażliwych danych dłużej, niż jest to niezbędne, ich administrator powinien określić termin ich usuwania. Zniszczeniu i utylizacji podlegają dokumenty nieaktualne – czyli takie, których data ważności już minęła. Dalsze ich przechowywanie zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych i może spowodować przejęcie ich przez osoby niepowołane.

Zasady RODO, m.in. te dotyczące utylizacji dokumentów, obowiązują na całym świecie, nie tylko na terenie Unii Europejskiej. Do ich przestrzegania zobowiązane są wszystkie instytucje wykorzystujące dane osobowe obywateli UE. Według RODO do takiego niszczenia zobowiązane są zarówno podmioty publiczne takie jak szkoły, szpitale, urzędy, jak i prywatne firmy przetwarzające dane.

Zasady niszczenia dokumentów reguluje norma DIN 66399, opracowana przez Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA) w 2012 roku. Określa ona m.in., maksymalną powierzchnię i rozmiar ścinek pozostałych po dokumentach oraz innych nośnikach danych, a także dzieli je na odpowiednie grupy. Firma niszcząca dokumenty może to robić na wiele sposobów. Najpopularniejszym z nich jest niszczenie papieru za pomocą cięcia na małe paski i zbelowanie ich w kostki. Dopuszcza się również spalenie oraz rozwarstwienie tuszu na papierze. Jednakże metody są bardziej kosztowne i mniej ekologiczne.

Przy małych ilościach dokumentów można niszczyć je przy pomocy niszczarki o odpowiednich parametrach. Przy większych, najlepiej jest skorzystać z usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów, która zapewnia nie tylko samo niszczenie i belowanie, ale również oferuje odpowiedni transport materiałów do i z niszczarni, oraz potwierdza wykonanie usługi wymaganymi dokumentami.

Chcesz zadbać o bezpieczeństwo swojej dokumentacji, ale nie masz na to czasu ani odpowiedniego sprzętu? Jesteśmy firmą specjalizującą się w archiwizacji dokumentów, skanowaniu i digitalizacji dokumentów oraz niszczeniu dokumentacji! Oferujemy kompleksowe rozwiązania, które dostosowujemy do indywidualnych potrzeb naszych Klientów. Działamy w Poznaniu i okolicach, zapewniając fachową obsługę oraz zachowanie pełnej poufności danych. Dzięki naszym usługom zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także zyskasz gwarancję bezpieczeństwa Twoich dokumentów. Skontaktuj się z nami i przekonaj się, że zarządzanie dokumentami może być łatwe i skuteczne!