Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to podstawowy, początkowy proces, służący do przygotowania ich odpowiedniej formy w celu dalszego wykorzystania. Digitalizacja ułatwia, przyspiesza i zwiększa efektywność Państwa codziennej pracy. Pozwala na automatyzację procesów, która umożliwia dystrybucję, wgląd i kontrolę wszystkich informacji w każdym miejscu i o każdej porze. Otrzymane dokumenty zostaną zeskanowane, a następnie poddane procesowi cyfryzacji.
Rewolucja cyfrowa spowodowała transformację dotyczącą sposobu przechowywania dokumentów Możliwość ich edytowania, przesyłania i bezpiecznego korzystania z nich umożliwia digitalizacja dokumentacji. Coraz więcej firm dostrzega korzyści płynące z jej przeprowadzenia i ogranicza liczbę przechowywanych wydruków.
Digitalizacja dokumentów polega na przekształceniu papierowych akt na format cyfrowy. Digitalizacja umożliwia przestawienie się tym samym na elektroniczny obieg dokumentów. Cyfryzacja dokumentajci stanowi cały zespół różnorodnych procesów dzięki, którym uzyskujemy cyfrowe materiały i zapisy na innych nośnikach niż papier. Istotą digitalizacji dokumentów jest przekształcenie wykonanych skanów na edytowalne pliki.
Do najważniejszych korzyści, jakie może odnieść firma z digitalizacji dokumentów firmowych, należy:
– zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów,
– obniżenie kosztów poprzez zmniejszenie ilości wykorzystywanej powierzchni,
– przyśpieszenie oraz ułatwienie pracy w firmie.
W jaki sposób dokonujemy digitalizacji dokumentów?
Cyfryzacja dokumentacji firmowej polega przede wszystkim na ich skanowaniu. Jednak to nie skany, stają się produktem końcowym procesu digitalizacji. Stanowią one jedynie materiał, który należy jeszcze właściwie przetworzyć. Najważniejszym procesem, jaki zachodzi podczas digitalizacji dokumentów, jest zamiana skanów na dokumenty edytowalne. Służą do tego specjalistyczne aplikacje OCR przekształcające skany papierowych dokumentów na pliki tekstowe – ostateczny wynik digitalizacji dokumentów. Program może odczytać zarówno tekst drukowany, jak i pismo odręczne oraz elementy graficzne czy dane uzyskane z tabel.
Zapewniamy profesjonalne skanowanie i digitalizację Państwa dokumentów. Dzięki oferowanym przez nas usługom uzyskujecie Państwo scentralizowany dostęp do posiadanej dokumentacji, prostą obsługę i wykorzystywanie posiadanych danych, a także oszczędność miejsca służącego do ich przechowywania.
Podstawy prawne
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2015 poz. 566)Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743)Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517)Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518)Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519)
