Archiwizacja dokumentów Poznań
Nie wiesz, jak bezpiecznie przechowywać swoje dokumenty? Zapraszamy do skorzystania z naszych usług archiwizacji dokumentów. Jesteśmy firmą z wieloletnim doświadczeniem, działającą w Poznaniu i okolicach. Oferujemy pełen zakres usług związanych z archiwizacją akt, w tym także digitalizację i niszczenie dokumentacji. Gwarantujemy pełną poufność danych oraz indywidualne podejście do każdego Klienta. Dzięki nam zaoszczędzisz czas i pieniądze.Skontaktuj się z nami i przekonaj się, jak łatwo i skutecznie możesz zadbać o swoje dokumenty.
Skontaktuj się z nami
Porządkujemy dokumentację :
– archiwalną kategorii A
– niearchiwalną kategorii B
– dokumentację techniczną
– dokumenty kadrowe (akta osobowe)
Wszystkie etapy archiwizacji realizujemy w oparciu o firmowe instrukcje kancelaryjne i aktualne przepisy prawa.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów w archiwum zakładowym gwarantuje trwałą przejrzystość, poprawę jakości obsługi oraz najwyższy stopień zabezpieczenia dokumentów.
Ponadto Państwa dokumenty:
– będą profesjonalnie oznaczone i zapakowane do specjalistycznych pudeł archiwizacyjnych
– zostaną wydzielone akta kat. B, których okres przechowywania już minął (tzw. brakowanie dokumentów)
Porządkowanie dokumentów i akt
Archiwizacja to przechowywanie dokumentów zgodnie z państwowymi przepisami. Każdy dokument musi być odpowiednio sklasyfikowany, a także zabezpieczony, aby w przypadku kontroli firmowej móc bez większych problemów uzupełnić taką dokumentację. Dokumenty firmowe posiadają specjalne oznaczenia, dlatego bardzo istotne jest to, aby każdy przedsiębiorca miał je uporządkowane i mógł w szybki i łatwy sposób odnaleźć każdy z nich. Po upływie okresu obowiązkowej archiwizacji każda firma może zdecydować się na zniszczenie dokumentów, ale należy to zrobić tak, aby informacje przedsiębiorstwa nie zostały ujawnione osobom niepowołanym.
Jak powinna przebiegać archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów to złożony proces umożliwiający i ułatwiający wieloletnie przechowywanie dokumentów. Musi być zgodny z Ustawą o Archiwizacji Dokumentów i przestrzegać odgórnie ustalonych okresów przechowywania dokumentów, sposobów gromadzenia danych, a także warunków przewidzianych dla pomieszczeń służących do archiwizacji. Dlatego nie wiedząc, jak archiwizować dokumenty w firmie, najlepiej jest powierzyć to specjalistom.
Dokumenty muszą być podzielone na grupy. Na ogół podział taki przeprowadza się według tematu albo typu dokumentu. Powinny być one przechowywane w porządku chronologicznym i opisane tak, by ułatwić sprawne ich wyszukanie. Należy pamiętać, że w archiwizacji dokumentacji bardzo istotnym czynnikiem jest przestrzeganie ich bezpieczeństwa, stąd dostęp do nich powinny mieć jedynie osoby do tego uprawnione.
Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek przechowywania poszczególnych rodzajów danych. W ich skład wchodzi dokumentacja związana z obrotami danej firmy oraz dokumenty dotyczące, chociażby wszystkich zatrudnianych pracowników. Poszczególne rodzaje tych dokumentów mają ściśle określony okres ich przechowywania, po którym powinny one zostać zniszczone. Terminy ich przechowywania określają konkretne ustawy, których nieprzestrzeganie grozi karami. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych pozwala na uniknięcie kar, gdy dojdzie do stwierdzenia nieścisłości albo nastąpi kontrola organów państwowych.
Do najważniejszych aspektów w zakresie archiwizacji dokumentów należy:
– aspekt prawny
– aspekt bezpieczeństwa
– aspekt ekologiczny
Zalety archiwizacji dokumentów
Wiedza o tym, jak się archiwizuje dokumenty, jest niezbędna, aby uniknąć nałożenia kary. Na początku, należy wyznaczyć do tego właściwe miejsce, które nie pozwoli na wgląd do nich niepowołanych osób. Dobrze posiadać także program do archiwizacji dokumentów.
Dokumentację najlepiej porządkować jest według określonego klucza, posługując się jej wykazem, dzięki któremu można je prawidłowo rozpoznać oraz pozbyć się ich we właściwym czasie. Prawidłowa archiwizacja dokumentów w firmie ułatwia jej codzienne funkcjonowanie i pozwala na sprawne i skuteczne wykonywanie obowiązków.
Archiwizacja dokumentów to przechowywanie zgodnie z państwowymi przepisami. Każdy dokument musi być odpowiednio sklasyfikowany, a także zabezpieczony, aby w przypadku kontroli firmowej móc bez większych problemów uzupełnić taką dokumentację. Dokumenty firmowe posiadają specjalne oznaczenia, dlatego bardzo istotne jest to, aby każdy przedsiębiorca miał je uporządkowane i mógł w szybki i łatwy sposób odnaleźć każdy z nich. Po upływie okresu obowiązkowej archiwizacji każda firma może zdecydować się na zniszczenie dokumentów, ale należy to zrobić tak, aby informacje przedsiębiorstwa nie zostały ujawnione osobom niepowołanym
Podstawy prawne